Schweizerischer Fussballverband
Schweizerischer Fussballverband
Mit inova ist es uns gelungen, einen ersten zentralen Prozess erfolgreich zu digitalisieren. Die Beratung und Umsetzung waren von Beginn an sehr professionell, lösungsorientiert und pragmatisch, sodass wir den neuen Onboarding-Prozess rasch und zur vollen Zufriedenheit einführen konnten.
Der Schweizerische Fussballverband
Der Schweizerische Fussballverband (SFV) ist die Dachorganisation des nationalen Fussballs. Er wurde 1895 gegründet und gehörte 1904 zu den sieben Landesverbänden, welche den Weltfussballverband FIFA ins Leben riefen. Heute ist der SFV einer der bedeutendsten und mitgliederstärksten Sportverbände des Landes. Sitz des Verbandes ist das Haus des Schweizer Fussballs in Muri. Der SFV ist in sieben Direktionen unterteilt, von denen die Direktion Digital Services neben der Spielerkontrolle die Weiterentwicklung und den sicheren Betrieb der digitalen Lösungen verantwortet, die Digitalisierung von Prozessen vorantreibt sowie eine wirtschaftliche, effiziente und zukunftsorientierte ICT-Unterstützung für den gesamten Verband sicherstellt. Die inova durfte die Direktion bei der digitalen Transformation des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeitende unterstützen.
Ausgangslage
Der bisherige Onboarding-Prozess war geprägt von einem hohen administrativen Aufwand bei der Verwaltung der Prozessaufgaben, die individuell via E-Mail oder Microsoft Teams mit den Beteiligten koordiniert werden mussten. Auch fehlte eine zentrale Lösung für die Übersicht über alle pendenten Aufgaben und für eine effiziente Verwaltung der Onboarding-Daten.
Lösung
Gemeinsam mit inova wurde die gesamte Verwaltung des Onboarding-Prozesses konsequent digitalisiert und automatisiert – basierend auf Microsoft Power Apps und Power Automate. Im Zentrum der Lösung steht eine Power App, über die neue Onboarding-Fälle durch die Prozessownerin initiiert werden. Sobald neue Mitarbeitende erfasst werden, startet im Hintergrund ein automatisierter Workflow:
- Automatische Aufgabenerstellung in Microsoft Planner: Alle Onboarding-Aufgaben werden gemäss hinterlegter Prozessdefinition generiert, in Microsoft Planner synchronisiert und den zuständigen Abteilungen zugewiesen (z. B. HR, ICT, Sekretariat, Spedition).
- Informationsbeschaffung via Teams: Fehlende oder ergänzende Informationen werden gezielt über automatisch erstellte Teams-Karten bei den zuständigen Personen oder Abteilungen eingeholt – entweder via direkte Chat-Nachrichten oder via Teams-Posts in den passenden Kanälen.
- Automatisierte Erinnerungen: Offene Aufgaben werden dank automatisierten E-Mail-Reminders nachverfolgt, wodurch Prozessverzögerungen minimiert werden.
In der Power App hat die Prozessownerin jederzeit die Übersicht über die aktuellen Fristen und Status der Onboarding-Aufgaben und behält jederzeit die volle Kontrolle über den Prozess. Durch die nahtlose Integration der Prozessaufgaben in die alltäglichen Kollaborationstools musste für alle anderen Prozessbeteiligten keine zusätzliche Applikation oder Lizenzen eingeführt werden und der Digitalisierungsschritt wurde bei den Mitarbeitenden rasch sowie unkompliziert akzeptiert.
Fazit
Mit der neuen Lösung ist es dem SFV gelungen, die Effizienz seines Onboarding-Prozesses zu steigern: weg vom manuellen Koordinationsaufwand hin zu einem automatisierten, im Alltag voll integrierten Prozess. Die Vorteile sprechen für sich:
Das Projekt zeigt eindrücklich, wie durch den gezielten Einsatz der Microsoft Power Platform echte Effizienzgewinne erzielt und gleichzeitig die Qualität interner Prozesse nachhaltig verbessert werden können. Die entwickelte Plattform ebnet den Weg für die Digitalisierung weiterer Prozesse, sodass der SFV bestens für die Zukunft ausgerüstet ist.
Auch Sie haben genug von Excel oder haben Anforderungen, die von keiner Standard-Lösung abgedeckt werden und wünschen sich Flexibilität und Skalierbarkeit? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf!
